Le client, l’employeur qui utilise VeriTime, tel qu’indiqué lors de l’inscription ou dans la commande (ci-après « le responsable du traitement ») ;
et
Milenst SRL, Krommelei 1A, 2110 Wijnegem, Belgique, TVA BE 1011.071.778, qui fournit la plateforme VeriTime (ci-après « le sous-traitant »).
Le présent contrat est une annexe aux conditions générales de VeriTime et forme un tout avec celles-ci. Il satisfait à l’article 28 du Règlement général sur la protection des données (Règlement (UE) 2016/679, ci-après « RGPD »). En cas de contradiction entre le présent contrat et les conditions générales, le présent contrat prévaut pour ce qui concerne la protection des données à caractère personnel.
Les termes utilisés dans le présent contrat (données à caractère personnel, traitement, responsable du traitement, sous-traitant, sous-traitant ultérieur, personne concernée, violation de données à caractère personnel) ont le sens que leur donne le RGPD.
2.1 Le responsable du traitement utilise VeriTime pour enregistrer et gérer le temps de travail, la présence, les absences et le planning de son personnel, et pour exporter des données en vue du calcul des salaires.
2.2 Le responsable du traitement détermine la finalité et les moyens de ce traitement. Le sous-traitant traite les données à caractère personnel exclusivement pour le compte du responsable du traitement et selon ses instructions écrites. L’utilisation des fonctions de VeriTime et les paramètres que le responsable du traitement y choisit valent instructions.
2.3 La nature du traitement, les types de données à caractère personnel et les catégories de personnes concernées figurent à l’annexe 1.
2.4 Les données que le sous-traitant traite en tant que responsable du traitement distinct (par exemple les coordonnées et les données de facturation du client lui-même) relèvent de la politique de confidentialité de VeriTime, et non du présent contrat.
Le sous-traitant :
ne traite les données à caractère personnel que sur instruction documentée du responsable du traitement, y compris en ce qui concerne les transferts vers des pays tiers, sauf obligation légale contraire. Dans ce cas, il en informe préalablement le responsable du traitement, sauf si la loi l’interdit ;
informe immédiatement le responsable du traitement si, selon lui, une instruction constitue une violation du RGPD ou d’autres règles relatives à la protection des données ;
veille à ce que toute personne qui a accès aux données à caractère personnel chez lui soit tenue au secret ;
prend les mesures techniques et organisationnelles décrites à l’annexe 3 ;
n’utilise pas les données à caractère personnel à ses propres fins. Il ne les vend pas et ne les communique pas à des tiers autres que les sous-traitants ultérieurs de l’annexe 2 ;
ne consulte les données du responsable du traitement que lorsque c’est nécessaire pour l’assistance, la résolution d’une erreur ou la sécurité, ou à la demande du responsable du traitement. Toute modification qu’il effectue à cette occasion est consignée dans l’historique des modifications de VeriTime.
4.1 Le responsable du traitement donne une autorisation générale pour le recours aux sous-traitants ultérieurs de l’annexe 2.
4.2 Le sous-traitant annonce tout sous-traitant ultérieur nouveau ou modifié au moins 30 jours à l’avance, par e-mail ou dans l’application. Le responsable du traitement peut s’y opposer pour des motifs raisonnables dans ce délai. Si aucune solution n’est trouvée ensemble, le responsable du traitement peut mettre fin au contrat avant la date d’entrée en vigueur de la modification, sans frais.
4.3 Le sous-traitant impose à chaque sous-traitant ultérieur des obligations au moins équivalentes à celles du présent contrat. Il reste pleinement responsable envers le responsable du traitement pour le sous-traitant ultérieur.
Les données à caractère personnel ne sont traitées en dehors de l’Espace économique européen que moyennant une garantie appropriée au sens du chapitre V du RGPD. Il peut s’agir d’une décision d’adéquation, comme le cadre de protection des données UE-États-Unis pour les entreprises certifiées, ou des clauses contractuelles types de la Commission européenne. L’annexe 2 indique la localisation et la garantie pour chaque sous-traitant ultérieur.
6.1 Droits des personnes concernées. VeriTime offre les moyens de répondre aux demandes des personnes concernées :
Si le sous-traitant reçoit lui-même une demande, il la transmet sans délai au responsable du traitement et n’y répond pas lui-même.
6.2 Le sous-traitant aide le responsable du traitement, dans des limites raisonnables, pour :
7.1 Le sous-traitant notifie toute violation au responsable du traitement dans les meilleurs délais, et au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance.
7.2 La notification contient, dans la mesure où ils sont connus :
Les informations manquantes suivent dès qu’elles sont disponibles.
7.3 La décision de notifier la violation à l’Autorité de protection des données ou aux personnes concernées appartient au responsable du traitement. Le sous-traitant l’y aide.
8.1 Pendant la durée du contrat, les données sont conservées aussi longtemps que le responsable du traitement le souhaite. Par défaut, les enregistrements du temps de travail sont conservés 5 ans à compter de la fin de l’année de l’enregistrement, afin que le responsable du traitement puisse respecter son obligation belge de conservation.
8.2 Après la fin du contrat, le responsable du traitement peut exporter toutes ses données pendant 30 jours, notamment l’export salaires, les rapports et le dossier d’inspection. Le sous-traitant supprime ensuite les données à caractère personnel de la plateforme dans un délai de 60 jours. Elles disparaissent d’elles-mêmes des sauvegardes à l’expiration du délai de conservation de celles-ci (60 jours). Le responsable du traitement peut demander par écrit une conservation plus longue, par exemple pour respecter son obligation de conservation. Des conditions distinctes peuvent s’appliquer.
8.3 Si le sous-traitant est légalement tenu de conserver des données plus longtemps, il limite le traitement à cette obligation.
9.1 Le sous-traitant met à disposition toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent contrat.
9.2 Le responsable du traitement peut, moyennant un préavis raisonnable d’au moins 30 jours et au maximum une fois par an, faire réaliser un audit par un expert indépendant tenu au secret. En cas de soupçon d’une violation grave, cette limite ne s’applique pas. Les frais de l’audit sont à charge du responsable du traitement, sauf si l’audit révèle un manquement substantiel du sous-traitant.
Chaque partie est responsable conformément à l’article 82 du RGPD. Pour le surplus, le régime de responsabilité des conditions générales de VeriTime s’applique, dans la mesure permise par la loi.
Le présent contrat s’applique aussi longtemps que le sous-traitant traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement, y compris pendant une période d’essai. Les obligations qui, par nature, subsistent après la fin du contrat (confidentialité, restitution et suppression) restent en vigueur.
Le présent contrat est régi par le droit belge. Tout litige est soumis aux tribunaux de l’arrondissement d’Anvers.
Le présent contrat s’applique à chaque client dès l’acceptation des conditions générales. Une version signée est disponible sur demande via [email protected].
Finalité. L’enregistrement et la gestion du temps de travail, de la présence, des absences et du planning du personnel. En outre :
Nature du traitement. Collecte, enregistrement, organisation, conservation, adaptation, consultation, calcul (heures, heures supplémentaires, soldes), export (export salaires, rapports, API à la demande du client), envoi de notifications et effacement.
Catégories de personnes concernées. Les travailleurs et autres membres du personnel du responsable du traitement, ainsi que les utilisateurs qu’il désigne, comme les RH et les responsables.
Types de données à caractère personnel :
Catégories particulières. Pour le type d’absence « maladie », VeriTime traite uniquement le fait qu’une personne est malade et pendant quelle période, sans diagnostic. Si un utilisateur télécharge un certificat médical, il s’agit d’une donnée concernant la santé (article 9 du RGPD). Un tel certificat n’est visible que par l’administrateur de la plateforme et par le responsable du traitement via la fonction prévue à cet effet. Le responsable du traitement décide si cette fonction est utilisée.
Durée. La durée du contrat, avec les délais de conservation de l’article 8.
| Sous-traitant ultérieur | Objet | Localisation des données | Garantie |
|---|---|---|---|
| Base44 (Wix.com Ltd. et entreprises liées) | Hébergement de l’application et de la base de données, connexion, fonctions serveur | Selon la région d’hébergement de Base44 | Contrat de sous-traitance avec Base44 ; en cas de transfert hors EEE : clauses contractuelles types ou cadre UE-États-Unis |
| Resend | Envoi d’e-mails (invitations, notifications, export salaires vers le secrétariat social) | Selon la région d’envoi de Resend | Contrat de sous-traitance avec Resend ; en cas de transfert hors EEE : clauses contractuelles types ou cadre UE-États-Unis |
| Apple Distribution International Ltd. (iCloud) | Stockage de la sauvegarde nocturne | Selon le stockage d’iCloud | La sauvegarde est chiffrée en AES-256-GCM avant d’atteindre iCloud. Seul le sous-traitant détient la clé. Apple ne peut pas en lire le contenu. |
| Services push des navigateurs (Google, Apple, Mozilla) | Livraison des notifications push sur les appareils que l’utilisateur active lui-même | Monde entier | Le contenu de la notification est chiffré de bout en bout (Web Push, RFC 8291). Le service push ne voit qu’un message chiffré. |
Pour le site web veritime.be (et non l’application), le sous-traitant utilise Cloudflare. Aucune donnée de l’application n’y est traitée.
Accès et cloisonnement
Intégrité et traçabilité
Confidentialité
Disponibilité et restauration
Organisation