Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 11 octobre 2026

1. Introduction

Milenst SRL, exploitant de VeriTime (« nous »), respecte votre vie privée et s’engage à protéger vos données à caractère personnel. La présente politique décrit comment nous collectons, utilisons, conservons et protégeons vos données lorsque vous utilisez nos services.

Cette politique s'applique à tous les services proposés par VeriTime et est conforme au Règlement général sur la protection des données (RGPD).

2. Responsable du traitement

3. Quelles données collectons-nous ?

Nous collectons et traitons les catégories de données suivantes :

• Données de compte : nom, adresse e-mail, téléphone, nom de l'entreprise, numéro de TVA
• Données d'enregistrement du temps : heures prestées, pauses, imputations par projet, données de localisation (si activées)
• Données RH : demandes de congé, jours de maladie, données de présence
• Données techniques : adresse IP, type de navigateur, informations sur l'appareil, statistiques d'utilisation
• Données de communication : correspondance par e-mail ou WhatsApp

4. À quoi servent vos données ?

Nous traitons vos données pour les finalités suivantes :

• Fournir et maintenir nos services
• Gérer votre compte et le support client
• Traiter les paiements et la facturation
• Respecter nos obligations légales (par ex. la législation belge sur la sécurité sociale)
• Améliorer nos services et l'expérience utilisateur
• Envoyer des mises à jour et communications utiles
• Garantir la sécurité et l'intégrité de nos systèmes

5. Base juridique du traitement

• Nécessité contractuelle : pour fournir nos services
• Obligation légale : pour respecter la législation belge
• Intérêt légitime : pour améliorer nos services et leur sécurité
• Consentement : pour les communications marketing (le cas échéant)

6. Partage et transfert des données

Nous ne vendons jamais vos données à des tiers. Nous pouvons les partager avec :

• Prestataires : nos services d'hébergement et d'e-mail. Pour les données que vous introduisez en tant qu'employeur dans l'application, la liste des sous-traitants ultérieurs figure dans le contrat de sous-traitance.
• Autorités publiques : si la loi l’exige
• Partenaires commerciaux : uniquement avec votre consentement explicite

Si des données sont traitées en dehors de l'Espace économique européen (EEE), cela se fait uniquement avec des garanties appropriées conformément au RGPD, comme les clauses contractuelles types de la Commission européenne ou le cadre de protection des données UE-États-Unis.

7. Durée de conservation

Nous ne conservons vos données pas plus longtemps que nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées :

• Comptes actifs : pendant la durée de votre abonnement
• Données d'enregistrement du temps : 5 ans, à compter de la fin de l'année de l'enregistrement (conformément à la législation belge)
• Données de facturation : 7 ans (conformément à la législation comptable)
• Données marketing : jusqu'au retrait de votre consentement

8. Vos droits

Le RGPD vous donne les droits suivants sur vos données :

• Droit d'accès : vous pouvez obtenir une copie des données que nous traitons
• Droit de rectification : vous pouvez faire corriger des données inexactes ou incomplètes
• Droit à l'effacement : vous pouvez demander l'effacement de vos données (sous certaines conditions)
• Droit à la limitation : vous pouvez faire limiter le traitement de vos données
• Droit à la portabilité : vous pouvez recevoir vos données dans un format structuré
• Droit d'opposition : vous pouvez vous opposer à certains traitements

Pour exercer ces droits, écrivez-nous à [email protected]. Nous répondons dans les 30 jours.

9. Sécurité

Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données contre tout accès non autorisé, perte ou modification, notamment :

• Chiffrement SSL/TLS des transferts
• Chiffrement des données stockées
• Contrôles d'accès et authentification
• Sauvegardes sécurisées

10. Cookies et suivi

Pour notre usage des cookies et des technologies de suivi, consultez notre politique en matière de cookies (en néerlandais).

Mesure des visites et identification des entreprises

Nous mesurons l'utilisation de ce site avec notre propre logiciel, sans cookies. Pour chaque page que vous ouvrez, nous enregistrons :

• la page, le moment, et le site ou le moteur de recherche par lequel vous êtes arrivé ;
• le pays et la ville liés à votre connexion internet, le type d'appareil, la taille de l'écran, la langue et le fuseau horaire de votre navigateur ;
• la durée d'ouverture de la page, jusqu'où vous avez fait défiler et si vous avez utilisé la souris, le clavier ou l'écran tactile. Cela nous permet de distinguer les vrais visiteurs des programmes automatisés (robots) ;
• l'organisation derrière le réseau que vous utilisez. Pour cela, nous recherchons votre adresse IP, au moment de la visite, dans des registres publics (le registre RIPE et le DNS inverse), puis cette organisation dans la Banque-Carrefour des Entreprises. Si vous surfez via le réseau d'une entreprise, d'une école ou d'une administration, nous voyons cette organisation. Si vous surfez de chez vous ou avec votre abonnement mobile, nous ne voyons que votre fournisseur d'accès.

Nous ne conservons pas votre adresse IP. Nous en faisons une clé qui change chaque jour : nous voyons ainsi quelles pages font partie d'une même visite au cours d'une journée, mais nous ne vous reconnaissons pas d'un jour à l'autre.

Liens personnels. Un lien vers notre site dans un e-mail de notre part peut contenir un code personnel (par exemple ?r=k7f2q9ab). Si vous cliquez dessus, nous savons que c'est vous et quelles pages vous avez consultées ce jour-là. Si vous ne le souhaitez pas, supprimez le code de l'adresse ou allez directement sur le site. Si vous laissez vos coordonnées via un formulaire, nous les relions aux pages consultées ce jour-là.

Pourquoi : améliorer le site et voir quelles organisations s'intéressent à nos services, afin de pouvoir les recontacter de manière ciblée. Base juridique : notre intérêt légitime. Nous limitons au maximum l'atteinte à votre vie privée : pas de cookies, pas d'adresses IP conservées, aucune reconnaissance d'un jour à l'autre sans lien personnel, et nous ne vendons ni ne partageons ces données. Durée de conservation : 13 mois. Sous-traitants : Cloudflare (hébergement et base de données) ; les recherches se font auprès du RIPE NCC et de Cloudflare DNS. Opposition : écrivez à [email protected] ; nous supprimerons alors les données que nous pouvons relier à vous.

11. Modifications de cette politique

Nous pouvons modifier cette politique. Les modifications sont publiées sur cette page. En cas de changement important, nous vous prévenons par e-mail.

12. Plaintes

Si vous n'êtes pas satisfait de la façon dont nous traitons vos données, vous pouvez porter plainte auprès de l'Autorité belge de protection des données :