Privacybeleid

Laatste update: 11 oktober 2026

1. Inleiding

Milenst BV, exploitant van VeriTime ("wij", "ons" of "onze"), respecteert uw privacy en verbindt zich ertoe uw persoonsgegevens te beschermen. Dit privacybeleid beschrijft hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken, opslaan en beschermen wanneer u onze diensten gebruikt.

Dit privacybeleid is van toepassing op alle diensten die worden aangeboden door VeriTime en is in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

2. Verantwoordelijke voor de Gegevensverwerking

3. Welke Gegevens Verzamelen Wij?

Wij verzamelen en verwerken de volgende categorieën van persoonsgegevens:

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, BTW-nummer
• Tijdregistratiegegevens: gewerkte uren, pauzes, projecttoewijzingen, locatiegegevens (indien ingeschakeld)
• HR-gegevens: verlofaanvragen, ziektedagen, aanwezigheidsgegevens
• Technische gegevens: IP-adres, browsertype, apparaatinformatie, gebruiksstatistieken
• Communicatiegegevens: correspondentie via e-mail of WhatsApp

4. Waarvoor Gebruiken Wij Uw Gegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Het leveren en onderhouden van onze diensten
• Het beheren van uw account en klantenondersteuning
• Het verwerken van betalingen en facturering
• Het naleven van wettelijke verplichtingen (bijv. Belgische sociale zekerheidswetgeving)
• Het verbeteren van onze diensten en gebruikerservaring
• Het verzenden van relevante updates en communicatie
• Het waarborgen van de veiligheid en integriteit van onze systemen

5. Rechtsgrondslag voor Verwerking

• Contractuele noodzaak: voor het leveren van onze diensten
• Wettelijke verplichting: om te voldoen aan Belgische wetgeving
• Gerechtvaardigd belang: voor het verbeteren van onze diensten en beveiliging
• Toestemming: voor marketingcommunicatie (indien van toepassing)

6. Gegevens Delen en Doorgeven

Wij verkopen uw persoonsgegevens nooit aan derden. Wij kunnen uw gegevens delen met:

• Dienstverleners: onze hosting- en e-maildiensten. Voor de gegevens die u als werkgever in de app invoert, staat de lijst van subverwerkers in de verwerkersovereenkomst.
• Overheidsinstanties: indien wettelijk verplicht
• Zakelijke partners: alleen met uw expliciete toestemming

Worden gegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt, dan gebeurt dat alleen met passende waarborgen volgens de AVG, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of het EU-VS-kader voor gegevensbescherming.

7. Bewaartermijn

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld:

• Actieve accounts: gedurende de looptijd van uw abonnement
• Tijdregistratiegegevens: 5 jaar, gerekend vanaf het einde van het jaar van de registratie (conform Belgische wetgeving)
• Facturatiegegevens: 7 jaar (conform boekhoudwetgeving)
• Marketinggegevens: tot u uw toestemming intrekt

8. Uw Rechten

Onder de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op Inzage: u kunt een kopie opvragen van uw persoonsgegevens die wij verwerken
• Recht op Rectificatie: u kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren
• Recht op Verwijdering: u kunt verzoeken om uw gegevens te verwijderen (onder bepaalde voorwaarden)
• Recht op Beperking: u kunt de verwerking van uw gegevens laten beperken
• Recht op Dataportabiliteit: u kunt uw gegevens in een gestructureerd formaat ontvangen
• Recht op Bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen

Om deze rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via [email protected]. Wij reageren binnen 30 dagen op uw verzoek.

9. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies of wijziging. Dit omvat onder andere:

• SSL/TLS-encryptie voor gegevensoverdracht
• Versleuteling van opgeslagen gegevens
• Toegangscontroles en authenticatie
• Beveiligde back-ups

10. Cookies en Tracking

Voor informatie over ons gebruik van cookies en tracking-technologieën, verwijzen wij u naar ons Cookiebeleid.

Bezoekersmeting en herkenning van bedrijven

Wij meten hoe deze website gebruikt wordt, met eigen software en zonder cookies. Bij elke pagina die u opent, registreren wij:

• welke pagina, wanneer, en via welke website of zoekmachine u binnenkwam;
• het land en de stad die bij uw internetverbinding horen, het soort toestel, de schermgrootte, de taal en de tijdzone van uw browser;
• hoe lang de pagina openstond, hoe ver u scrolde en of u muis, toetsenbord of scherm gebruikte. Daarmee onderscheiden wij echte bezoekers van geautomatiseerde programma's (bots);
• de organisatie achter het netwerk waarmee u surft. Daarvoor zoeken wij uw IP-adres op het moment van het bezoek op in openbare registers (het RIPE-register en de omgekeerde DNS) en zoeken wij die organisatie op in de Kruispuntbank van Ondernemingen. Surft u via het netwerk van een bedrijf, school of overheid, dan zien wij die organisatie. Surft u thuis of met uw gsm-abonnement, dan zien wij alleen uw internetprovider.

Uw IP-adres zelf bewaren wij niet. Wij maken er een sleutel van die elke dag verandert. Zo zien wij binnen één dag welke pagina's bij hetzelfde bezoek horen, maar herkennen wij u niet over dagen heen.

Persoonlijke links. Een link naar onze website in een e-mail van ons kan een persoonlijke code bevatten (bijvoorbeeld ?r=k7f2q9ab). Klikt u daarop, dan weten wij dat u het bent en welke pagina's u die dag bekeek. Wilt u dat niet, verwijder dan de code uit het adres of ga rechtstreeks naar de website. Laat u via een formulier uw gegevens achter, dan koppelen wij die aan de pagina's die u die dag bekeek.

Waarom: om de website te verbeteren en om te zien welke organisaties belangstelling hebben voor onze diensten, zodat wij hen gericht kunnen opvolgen. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang. Wij houden de inbreuk op uw privacy zo klein mogelijk: geen cookies, geen bewaarde IP-adressen, geen herkenning over dagen heen zonder persoonlijke link, en wij verkopen of delen deze gegevens niet. Bewaartermijn: 13 maanden. Verwerkers: Cloudflare (hosting en database); de opzoekingen gebeuren bij RIPE NCC en Cloudflare DNS. Bezwaar: mail naar [email protected]; wij verwijderen dan de gegevens die wij aan u kunnen koppelen.

11. Wijzigingen aan dit Privacybeleid

Wij behouden ons het recht voor om dit privacybeleid te wijzigen. Wijzigingen worden op deze pagina gepubliceerd. Bij belangrijke wijzigingen zullen wij u hiervan op de hoogte stellen via e-mail.

12. Klachten

Indien u niet tevreden bent over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, kunt u een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit: