De aanwezigheidslijst hangt aan de werfkeet en de checkinatwork-aangifte gebeurt op kantoor. Vanaf 2027 mag dat niet meer.
Dit is een voorbeeldcase, geen bestaande klant. Wij zijn een jong product en publiceren geen klantverhalen die we niet kunnen laten nakijken door de klant zelf. Deze case is opgebouwd uit situaties die wij in gesprekken met Belgische bedrijven telkens opnieuw horen. Het bedrijf is verzonnen, de wetgeving en de prijzen zijn echt, en elk bedrag hieronder is een rekensom op de uitgangspunten die erbij staan. Uw eigen cijfers zijn anders, en wij rekenen ze graag samen met u na.
Het bedrijf voert grondwerken en ruwbouw uit, met 22 arbeiders en 3 mensen op kantoor. Er lopen doorgaans drie werven, waarvan er dit jaar één boven de drempel van 500.000 euro zit.
Aanwezigheid wordt bijgehouden op een blad aan de werfkeet. De ploegbaas vult het in, geeft het vrijdag door, en de bureaumedewerker typt de uren over in een Excel per werf. De checkinatwork-aangifte voor de grote werf doet zij op maandag vooraf, van op kantoor, voor de hele ploeg.
Alle drie de gewoontes hierboven vervallen met de nieuwe regeling. Registreren mag niet langer vooraf, niet langer van op kantoor, en niet langer door de werkgever in naam van zijn mensen. Elke arbeider, uitzendkracht en zelfstandige registreert zichzelf, op de werf, bij aankomst en bij vertrek.
De boete valt bovendien op twee plaatsen. Wie zich niet registreert terwijl het middel er is, riskeert 100 tot 1.000 euro. De werkgever die geen geschikt registratiemiddel voorziet, zit op niveau 3: een administratieve geldboete van 1.000 tot 10.000 euro, of een strafrechtelijke van 2.000 tot 20.000 euro.
Het praktische probleem is niet de wet maar de werf. Wat er nodig is moet werken zonder vaste installatie, mag niet stilvallen als het netwerk hapert, en moet met werkhandschoenen in vijf seconden te bedienen zijn. Twee keer per dag, door iedereen.
Vier stappen, uitgesmeerd over de eerste maand. Niets ervan vraagt een IT-project. Eén ding doet VeriTime niet: de Checkinatwork-aangifte bij de RSZ. VeriTime registreert de arbeidstijd; de aangifte loopt apart, zoals op onze pagina over Checkinatwork staat.
Een oude tablet per werf, vastgeschroefd in de keet, met de kioskmodus van VeriTime open. Inklokken gebeurt met een persoonlijke code van vier cijfers. Wie liever zijn eigen gsm gebruikt, klokt in via de webapp op zijn startscherm.
De ploegbaas doet de eerste ochtend mee met iedere arbeider. Geen opleiding, geen handleiding.
Hij opent het dashboard en ziet wie ingeklokt is op welke werf. Ontbrekende uitklokmomenten komen automatisch bovendrijven als afwijking, dezelfde dag nog.
Geen overtypen meer. De maand wordt afgesloten en de CSV-export, met looncodes, gaat naar het sociaal secretariaat.
Dit zijn berekeningen op de uitgangspunten in deze case, geen gemeten resultaten bij een klant.
| Jaarplan, 5 gebruikers inbegrepen | €269,99 |
| 20 extra gebruikers aan €24,00 per jaar | €480,00 |
| Totaal voor 25 gebruikers | €749,99 per jaar excl. btw |
Dat is 62,50 euro per maand, of 2,50 euro per persoon per maand. Wie maandelijks betaalt, betaalt 24,99 + 20 × 2,00 = 64,99 euro per maand. Eén administratieve boete op niveau 3 voor een ontbrekend registratiemiddel start op 1.000 euro en loopt op tot 10.000 euro.
Gerekend aan de tarieven op onze prijzenpagina: 269,99 euro per jaar voor 5 gebruikers, plus 24,00 euro per jaar per extra gebruiker, exclusief btw. Maandelijks betalen kan ook en is 24,99 euro voor 5 gebruikers plus 2,00 euro per extra gebruiker.
Zet uw aantal mensen en uw situatie naast deze case. Wij rekenen de vergelijking met uw huidige manier van werken graag samen met u na, zonder verkooppraatje.