Home / Cases / Studiebureau en consultancy
VoorbeeldcaseTimesheets in Excel die op de tiende van de maand nog niet binnen zijn, en niemand die weet welk project verlieslatend is.
Dit is een voorbeeldcase, geen bestaande klant. Wij zijn een jong product en publiceren geen klantverhalen die we niet kunnen laten nakijken door de klant zelf. Deze case is opgebouwd uit situaties die wij in gesprekken met Belgische bedrijven telkens opnieuw horen. Het bedrijf is verzonnen, de wetgeving en de prijzen zijn echt, en elk bedrag hieronder is een rekensom op de uitgangspunten die erbij staan. Uw eigen cijfers zijn anders, en wij rekenen ze graag samen met u na.
Elf mensen: zeven ingenieurs, twee tekenaars, een zaakvoerder en een halftijdse administratieve kracht. Er lopen doorgaans twintig dossiers, waarvan de helft in regie gefactureerd wordt en de helft aan een vaste prijs.
Elke ingenieur houdt zijn uren bij in een eigen Excel en stuurt die op het einde van de maand door. In de praktijk komen de laatste twee of drie rond de tiende binnen, en dan wordt er gefactureerd.
Het geld zit niet in de tijdwinst maar in de vertraging. Tien dagen later factureren is tien dagen later betaald worden, elke maand opnieuw.
Het tweede probleem is erger en stiller: bij een vaste prijs weet niemand tijdens het dossier hoeveel uren er al in zitten. Dat blijkt pas achteraf, als het te laat is om nog iets te doen.
En uren die iemand zich niet meer herinnert op het einde van de maand, worden niet gefactureerd. Die verdwijnen zonder dat ze ergens opduiken als verlies.
Vier stappen, uitgesmeerd over de eerste maand. Niets ervan vraagt een IT-project.
Elk dossier staat als project in VeriTime. Registreren gebeurt op het moment zelf, op de gsm of op de computer.
Geen eigen Excel meer per ingenieur. Alle uren staan in VeriTime, per project en per medewerker.
Bij de vaste-prijsdossiers bekijkt de zaakvoerder elke week het rapport met de geboekte uren per project, en legt het zelf naast de prijs die hij offreerde.
De uren per project staan klaar op de laatste dag van de maand, als basis voor de factuur.
Dit zijn berekeningen op de uitgangspunten in deze case, geen gemeten resultaten bij een klant.
| Jaarplan, 5 gebruikers inbegrepen | €269,99 |
| 6 extra gebruikers aan €24,00 per jaar | €144,00 |
| Totaal voor 11 gebruikers | €413,99 per jaar excl. btw |
Dat is 34,50 euro per maand. Wie maandelijks betaalt, betaalt 24,99 + 6 × 2,00 = 36,99 euro per maand. Eén uur van een ingenieur dat nu wel gefactureerd wordt, betaalt ongeveer twee maanden van dat abonnement.
Gerekend aan de tarieven op onze prijzenpagina: 269,99 euro per jaar voor 5 gebruikers, plus 24,00 euro per jaar per extra gebruiker, exclusief btw. Maandelijks betalen kan ook en is 24,99 euro voor 5 gebruikers plus 2,00 euro per extra gebruiker.
Zet uw aantal mensen en uw situatie naast deze case. Wij rekenen de vergelijking met uw huidige manier van werken graag samen met u na, zonder verkooppraatje.