Deze plicht heeft niets met het voorontwerp van 2027 te maken. Ze staat sinds 1989 in de wet en de inspectie past ze vandaag toe. Wie deeltijders op wisselende uren inzet, noteert elke afwijking op het rooster op het moment zelf. Ontbreekt dat document, dan rekent de inspectie af alsof de medewerker voltijds werkte.
Een deeltijdse medewerker met een variabel uurrooster moet zijn rooster minstens zeven werkdagen vooraf krijgen, schriftelijk en gedateerd, voor elke werknemer afzonderlijk, langs de weg die in het arbeidsreglement staat. Een sectorale cao kan die termijn inkorten, maar nooit onder drie werkdagen. Het bericht blijft liggen op de plaats waar het arbeidsreglement te raadplegen is, zolang het rooster geldt, en wordt daarna nog een jaar bewaard.
Een planning die op zondagavond in de WhatsApp-groep verschijnt voor de week die maandag begint, voldoet hier niet aan. Niet omdat WhatsApp verboden is, maar omdat de termijn en de bewaring ontbreken.
Werkt de medewerker buiten het bekendgemaakte rooster, vroeger begonnen, later gestopt, een extra shift, dan moet dat in een afwijkingsdocument staan: naam, datum, beginuur, einduur en de rustpauzes. De wet zegt uitdrukkelijk dat die vermeldingen worden aangebracht op het ogenblik waarop de prestatie begint of eindigt. Een lijst die de verantwoordelijke op vrijdag uit het hoofd aanvult, is dus geen afwijkingsdocument, ook al klopt elke regel.
Het document wordt vijf jaar bewaard, te rekenen vanaf het einde van de maand die volgt op het kwartaal van de registratie.
Dit is de bepaling die het verschil maakt. Zijn de roosters niet bekendgemaakt, of staan de afwijkingen niet in het document of in een systeem van tijdsopvolging, dan wordt de deeltijdse medewerker vermoed voltijds te hebben gewerkt. Het vermoeden is weerlegbaar, maar de bewijslast ligt bij de werkgever: hij moet met andere stukken aantonen dat de medewerker wel degelijk deeltijds werkte. Lukt dat niet, dan kan de RSZ de bijdragen op een voltijds loon berekenen.
Voor een werkgever met twintig deeltijders op wisselende uren is dat geen boete maar een herberekening van zijn loonkost over het hele kwartaal. Daar zit de echte kost, niet in de sanctie.
Het niet bekendmaken van variabele deeltijdse roosters en het tewerkstellen buiten het rooster zonder afwijkingsdocument zijn inbreuken van niveau 3. De boete wordt vermenigvuldigd met het aantal betrokken werknemers. Het niet bewaren van de documenten is een inbreuk van niveau 2.
Ter vergelijking: het voorontwerp op de algemene tijdsregistratie vanaf 2027 bevat vandaag geen sanctie. De regel die hier beschreven staat is dus strenger dan wat er voor 2027 op tafel ligt, en hij geldt nu.
Het afwijkingsdocument hoeft niet op papier. De wet laat toe dat een systeem van tijdsopvolging het vervangt, als dat systeem:
Voldoet een systeem aan die drie voorwaarden, dan valt het afwijkingsdocument weg. Dat is een vaststelling over de wet, geen belofte over een bepaald product. Of een bepaald systeem eraan voldoet, hangt af van wat het effectief vastlegt. Een klok die alleen begin en einde van de dag noteert maar niet de pauzes, vervangt het document niet. De vier criteria waar het voorontwerp van 2027 op steunt, komen op hetzelfde neer.
De plicht geldt voor elke deeltijder met een variabel rooster, maar ze weegt het zwaarst waar wisselende uren over meerdere locaties lopen en een verantwoordelijke per locatie de uren achteraf corrigeert: horeca, poetsdiensten, winkels met meerdere vestigingen, zorg, en scholen met keuken-, onderhouds- en toezichtpersoneel op de eigen loonlijst. Daar bestaat het afwijkingsdocument vandaag meestal wel, op papier, per vestiging, en ingevuld op vrijdag.
Twee misverstanden om te vermijden. Jobstudenten vallen niet onder een eigen registratieplicht: werkt een student deeltijds met een variabel rooster, dan geldt wat hierboven staat, en anders niets bijzonders. En een deeltijder met een vast rooster hoeft geen afwijkingsdocument, zolang hij niet buiten dat rooster werkt.
Bron: artikelen 157 tot 171 van de programmawet van 22 december 1989 en artikel 22ter van de RSZ-wet van 27 juni 1969, zoals toegelicht door de FOD Werkgelegenheid (werk.belgie.be, pagina's "Toezicht op de prestaties van de deeltijdse werknemers" en "Deeltijdse arbeid, variabele werkroosters"), geraadpleegd op 10 oktober 2026. De termijn van zeven werkdagen geldt sinds de wet van 3 oktober 2022.
Begin en einde per dag, de pauzes erbij, raadpleegbaar voor de medewerker, vijf jaar bewaard. Toets het aan de vier criteria.