Een Excel volstaat niet, en dit is waarom

De wet schrijft geen techniek voor, maar wel vier eigenschappen

Nergens in de aangekondigde regeling staat welk merk, welk toestel of welke software u moet gebruiken. Wat er wel staat, komt uit het arrest van het Europees Hof van Justitie van mei 2019, in december 2024 opnieuw bevestigd: een registratie moet objectief zijn, betrouwbaar, toegankelijk, en ze moet de werkelijk gepresteerde arbeidstijd weergeven. Vier eigenschappen, geen enkele technologie.

Leg een Excel naast die vier en u ziet meteen waar het misloopt.

Wettelijke eis	Excel	Registratie in een app
Objectief	De werknemer typt achteraf in wat hij denkt gewerkt te hebben	Tijdstip komt van het toestel op het moment zelf
Betrouwbaar	Elke cel is aanpasbaar, achteraf, zonder spoor	Elke correctie blijft zichtbaar met wie en wanneer
Toegankelijk	Eén bestand op één computer, of vijftien versies in mailboxen	De werknemer ziet zijn eigen uren, de inspectie krijgt een export
Werkelijke prestaties	Meestal het uurrooster, opnieuw ingetypt	Begin, einde en pauzes zoals ze gebeurd zijn

Het probleem is niet de controle, het is het bewijs

Zolang niemand iets vraagt, werkt een Excel perfect. Het loopt mis op het moment dat iemand iets vraagt: een werknemer die overuren claimt, een sociale inspecteur, een advocaat na een ontslag. Dan moet u aantonen hoeveel er gewerkt is. Met een bestand dat iedereen kan wijzigen, bewijst het bestand niets, en draait de bewijslast in de praktijk tegen u.

Dat is de reden waarom wij bedrijven met een goed bijgehouden Excel toch aanraden om over te stappen. Niet omdat hun administratie slecht is, maar omdat hun bewijs onbruikbaar is precies op het moment dat ze het nodig hebben.

Wat uw Excel wel waard is

Twee dingen. U weet al welke gegevens u nodig hebt, en uw mensen zijn al gewoon om hun uren door te geven. Dat is het moeilijkste deel van de overstap en dat hebt u dus achter u. Wat er nog moet gebeuren, is de registratie op het moment zelf laten gebeuren in plaats van achteraf.

Zo ziet dat er bij ons uit

• De werknemer klokt in op zijn eigen telefoon, of op een tablet aan de ingang. Geen hardware nodig die u nog moet kopen.
• Correcties kunnen, maar blijven altijd zichtbaar met de naam van wie ze deed.
• Iedereen ziet zijn eigen uren, wat drie kwart van de discussies aan het eind van de maand overbodig maakt.
• De gegevens blijven vijf jaar bewaard, gerekend vanaf het einde van het jaar waarin ze gemaakt zijn. Zo is de wettelijke termijn altijd gedekt.

De definitieve wettekst is op dit moment nog niet in het Belgisch Staatsblad gepubliceerd. Wij volgen dit op en passen deze pagina aan zodra dat gebeurt.