Er bestaat geen keurmerk voor tijdsregistratie en geen lijst van goedgekeurde software. Wat er wel is, zijn vier eigenschappen die uit de Europese rechtspraak komen. Kunt u van uw manier van werken zeggen dat ze alle vier aanwezig zijn, dan bent u in orde. Kunt u dat niet, dan bent u dat niet, hoe netjes uw administratie ook is.
De registratie moet van buiten de mening van de betrokkene komen. Een tijdstip dat door het systeem wordt vastgelegd op het moment dat iemand begint, is objectief. Een uur dat de dag nadien wordt ingevuld, is een schatting. Dat is ook het criterium waarop papier en Excel struikelen.
De gegevens mogen achteraf niet stil kunnen veranderen. Correcties moeten kunnen, want er wordt vergeten te klokken, maar wie corrigeert en wanneer hoort zichtbaar te blijven. Een systeem zonder spoor van wijzigingen is niet betrouwbaar, ook niet als niemand het misbruikt.
Twee partijen moeten erbij: de werknemer, voor zijn eigen gegevens, en de inspectie, bij een controle. Een bestand op de laptop van de zaakvoerder is voor geen van de twee toegankelijk. Een export op vraag volstaat, mits ze er ook echt komt.
Dit is het criterium dat het vaakst over het hoofd wordt gezien. Het uurrooster is niet de arbeidstijd: wat geregistreerd moet worden, is wat er effectief gebeurd is — het echte begin, het echte einde, en de pauzes. Het voorontwerp is hier wel soepeler dan vaak gedacht. Werkt u met een vast of variabel uurrooster, dan volstaat een register van enkel de afwijkingen op dat rooster, zolang de werkelijk gepresteerde tijd daar objectief en betrouwbaar uit af te leiden is. De vakbonden vechten dat aan met het CCOO-arrest; de definitieve tekst kan hier dus nog strenger worden. Een systeem dat het rooster kopieert en afwijkingen nergens noteert, registreert in geen van beide lezingen iets.
De gegevens moeten vijf jaar bewaard blijven, gerekend vanaf de registratie. Dat is langer dan de meeste bedrijven denken en het is een reden om de registratie niet op één toestel te laten staan. VeriTime bewaart de registraties vijf jaar, gerekend vanaf het einde van het jaar waarin ze gemaakt zijn, zodat die termijn altijd gedekt is.
Stel uzelf de volgende vraag: als een werknemer morgen beweert dat hij vorige maand tweeëntwintig overuren maakte, kan ik dan binnen vijf minuten aantonen of dat klopt? Is het antwoord ja, dan voldoet u vermoedelijk aan de vier criteria. Is het antwoord nee, dan is het niet de wet die u een probleem geeft. Dat had u al.
Bron: Nationale Arbeidsraad, advies nr. 2.499 van 30 september 2026. De definitieve wettekst is niet in het Belgisch Staatsblad gepubliceerd. Wij passen deze pagina aan zodra dat gebeurt.
Op onze wetpagina staan de vier voorwaarden, de uitzonderingen en wat een jaar VeriTime kost voor uw aantal werknemers.
Op zoek naar een systeem dat hieraan voldoet? Lees hoe tijdsregistratie met VeriTime werkt, of probeer het 14 dagen gratis.